Chuyên viên chứng từ

I. VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG

Chuyên viên chứng từ – Logistics

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất nhập khẩu (60%)

• Chuẩn bị, kiểm tra và phát hành chứng từ vận tải: SI, Bill, Booking, Shipping Instruction, B/L, D/O…

• Soạn thảo, kiểm tra hợp đồng, invoice, packing list, C/O và các loại chứng từ liên quan.

• Theo dõi tình trạng chứng từ, đảm bảo tính chính xác và đúng hạn theo yêu cầu khách hàng & hãng tàu.

• Lưu trữ, quản lý và bàn giao chứng từ cho các bộ phận liên quan.

• Phối hợp với OPS, Sales, Kế toán trong quá trình xử lý chứng từ.

• Báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng.

2. Hỗ trợ công tác đối ngoại – Vendor/Đối tác (15%)

• Liên hệ với hãng tàu, forwarder, agent, hãng hàng không… để đặt chỗ, phát hành và chỉnh sửa chứng từ.

• Theo dõi việc ký kết, nhận bản gốc và bàn giao hồ sơ.

• Giải quyết các phát sinh liên quan đến chứng từ với vendor.

3. Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng (15%)

• Tiếp nhận & xử lý yêu cầu, phàn nàn của khách hàng liên quan đến chứng từ.

• Phối hợp các bộ phận để đưa ra phương án xử lý phù hợp.

• Cập nhật thông tin lô hàng, cung cấp chứng từ kịp thời, chính xác.

• Đề xuất phương án cải thiện dịch vụ nhằm gắn kết với khách hàng.

4. Cập nhật kiến thức & dữ liệu nghiệp vụ (10%)

• Cập nhật quy định mới liên quan đến XNK, chứng từ vận tải, thương mại quốc tế.

• Hoàn thiện và duy trì dữ liệu nội bộ phục vụ tra cứu, hỗ trợ khách hàng.

• Tham gia đầy đủ các buổi đào tạo, tập huấn chuyên môn.

III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ học vấn: Nam/Nữ – Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành: Kinh tế, QTKD, Kinh doanh quốc tế, XNK, Logistics… hoặc ngành liên quan.

2. Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu chứng từ chuyên ngành.

3. Tin học văn phòng: Thành thạo Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

4. Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm làm việc trong lĩnh vực chứng từ, XNK hoặc logistics.

5. Năng lực chuyên môn:

• Hiểu biết quy định về XNK, vận tải quốc tế, hợp đồng thương mại.

• Có kiến thức cơ bản về tài chính – kế toán liên quan đến chứng từ.

6. Kỹ năng chuyên môn:

• Giao tiếp, phối hợp và xử lý công việc tốt.

• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, chứng từ chính xác.

• Khả năng phân tích, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định nhanh.

• Kỹ năng làm việc độc lập & nhóm.

• Chịu được áp lực công việc, cẩn thận, trách nhiệm cao.

IV. CHẾ ĐỘ

• Lương: Thỏa thuận.

• Phúc lợi: Tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

• Đãi ngộ khác: Lương tháng 13, phép năm, tăng lương định kỳ, du lịch hằng năm, đào tạo nâng cao nghiệp vụ, lộ trình thăng tiến rõ ràng.